Bir Toplantın Başarılı Olması Gerektiren Esaslar

[Zynep]

Bir toplantıdan başarılı sonuçlar alınabilmesi, toplantıyı yönetecek kişinin inisyatifindedir.
Yapılması gerekenlere göz atalım.

A.Hazırlık

Toplantın ana hatları tespit ediniz.
Kimlerin katılacağı kararlaştırız.
Gerekli malzemeyi hazırlayız.
Toplantın yerini ve zamanı hazırlayız.

1- Plan hazırlayız.

a) Görüşme yoluyla elde edilmesini istediğiniz maksat ve gayeleri tesbit ediniz.
b) Görüşülecek konuları ve konuşulması gerekli noktaların ayrıntılı bir listesini çıkarız.

2- Toplantıya katılacakları belirleyiniz.

a) Yalnız esas konu ve problemlerle doğrudan doğruya ilgili olanları seçiniz.

3) Gerekli malzemeyi hazır tutunuz.

a) Görüşme içim gerekli malzemeyi hazırlayız.
b) Grafik, plan ve diyagramları, hazırlayız.
c) Not almak için gerekli kağıt, kalem vs. bulundurunuz.

4) Toplntın yeri ve zamanı seçiniz.

a)Herkese en uygun zaman ve yeri seçiniz.
b)Herkesin rahatça oturabileceği bir yer seçiniz.

B.YÖNETME

1) Toplantıyı açız.
2) Konuyu açıklayız.
3) Toplantıyı yönetiniz.
4) Konuşmaları özetleyiniz.

1) Görüşmenin Açılması

a) Konuyu takdim etmek içim yapılack kısa bir konuşma.

b) Toplantın amacı açıklayız.
c) Toplantıya neden gerek görüldüğünü kısaca açıklayız.

2) Konunun Takdimi

a) Konuyu aşağıdaki şekillerden biriyle takdim ediniz.
    Mühim noktaları açıklayız.
    Bir fikri açıklayız.

3) Görüşmenin Yönetimi

a) Herkesin katılımı teşvik ediniz. Herkesin kendi deneyimlerinden bahsetmesi ve görüşmeye katılması için imkanlar sağlayız.
b) Görüşmeyi kontrol ediniz, tartışmalara neden olabilecek şahsi hislerin ortaya dökülmesine engel olunuz, bir tek şahsın görüşmeyi tekeline almasına engel olunuz.
c)Görüşmeyi ahenginde tutunuz.
d)Sık sık özetleyiniz ve görüşmeden elde edilen ilerlemeyi tahlil ediniz.

Nüvit Osmay
İnsan Mühendisliği

 

[Zynep]

Bugüne değin, pek çok konuda ve pek çok farklı alanda toplantılara katılmış birisi olarak, kişisel deneyimlerden söz etmeden geçmek istemiyorum.

İdari kadrolarda yer alan kişilerin toplantısında, yukarıda sayılı olan esaslardan, ”Görüşmenin Yöntemleri” konusunun dikkate alınmadığı toplantılarda ,ve bir üyenin toplantıyı tekeline alması , diğer üyelere ”söz hakkı” tanımaması sonucunda ve özellikle bu kişinin ”şahsi görüşleri” doğrultusunda, işinde ”verimli ve başarılı” kişilerin sindirilmesine ve uzaklaştırılmasına neden olduğuna tanık oldum.

Sormak ve paylaşmak isterim siz sevgili üyelerle?
İdarecilik anlayışı nasıl olmalıdır?
Verimli kişilerin sindirilmesiyle, uzaklaştırılmasıyla ve bu kişilerden arda kalan boşluklarla bir sistemin işleyişi ne kadar başarıya ulaşabilir?

Eğer amaç, bir işi doğru şekilde başarmak ve topluma yararlı olmaksa, sanırım,  ”kişisel duyguların” bir kenara koyulması, ve işini doğru yapan kişilerin görevlerini sürdürmesine olanak tanınmasıdır.
Başarılı bir idarecenin yapması gereken budur.

 

[Semih Özcan]

Başarılı bir yönetimin en temel olmazsa olmazı, yöneticinin ’yetki aktarımı’ konusunda deneyimli ve bilgili olmasıdır.
Güvenebileceğiniz bir takımla yola çıkacaksız. Yetkilerin tümünü tekelinizde toplamayacaksız. En azından tekdüze işlerinizi devreden çıkaracaksız. Belirli yetkilerinizi astlarıza devredeceksiniz ve onlardan bir kurmay kadro yaratacaksız.
Yetki devrinde eşitliği önemseyeceksiniz. Yani yetkiyle orantılı sorumluluk yükleyeceksiniz. Kimseye az yetki çok sorumluluk ya da çok yetki az sorumluluk vermeyeceksiniz.
Bir de grup ve gruplar sorunu var. Bu gruplaşmalar her zaman zararlı değildir. Onları karşıza almayacaksız. Özellikle de bireylerin yönetimde ve grup içinde ’dışlanmışlık’ duygusu yaşamaların önüne geçeceksiniz. Bu ’grup davranışları’ başlıbaşına ayrıntılı bir inceleme konusudur ve ’yönetimde insan ilişkileri’ alanına girer.

 

[okyanusya]

bu güzel bilgiler için çok teşekkür ederiz...

 

[Paradoks]

Verimli kişilerin sindirilmesiyle, uzaklaştırılmasıyla ve bu kişilerden arda kalan boşluklarla bir sistemin işleyişi ne kadar başarıya ulaşabilir?

Basarı elde edille bilsede ilkin sonralarda temelli olmaan yapı ayakda duramaz.. Yanii böle kalıcı bir basarı olabilecegini zannetmiorumm..

 

[altyy]

Teşekkürler.

 

[Safari]

Eğer amaç, bir işi doğru şekilde başarmak ve topluma yararlı olmaksa, sanırım,  ”kişisel duyguların” bir kenara koyulması, ve işini doğru yapan kişilerin görevlerini sürdürmesine olanak tanınmasıdır.
Başarılı bir idarecenin yapması gereken budur.

bu heryerde geçerli değil.. bi çok yerde çıkar söz konusu..
Paylaşımın için teşekkürler..

 

[Zynep]

Eğer amaç, bir işi doğru şekilde başarmak ve topluma yararlı olmaksa, sanırım,  ”kişisel duyguların” bir kenara koyulması, ve işini doğru yapan kişilerin görevlerini sürdürmesine olanak tanınmasıdır.
Başarılı bir idarecenin yapması gereken budur.

bu heryerde geçerli değil.. bi çok yerde çıkar söz konusu..
Paylaşımın için teşekkürler..

Her yerde geçerli olduğunda "başarılı bir idare ve idareciden" söz edebiliriz zaten. Ben, bana göre, olması gerekeni yazdım Safari. Olmadığını elbette biliyorum, ne yazık ki