E
erdal_ergen
Kullanıcı
ZAMAN YÖNETİMİ (TIME MANAGEMENT)
Yöneticilikte daha çok iş yapıp daha az zaman harcamak çok önemlidir. Bunun içindir ki şunlara dikkat etmek gerekir:
* Kendini yönetmek (Yönetim işinin sertlikleriyle uğraşabilmek)
* Zamandan tasarruf etmek (Eldeki zamanı akıllıca kullanabilmek)
* Başkalarını yönetmek (Herkesin yararına olacak şekilde çalışmak)
Zaman her zaman bireyler üzerinde baskı yapan evrensel bir kaynaktır. Profesyonel çalışma yapan herkes zamanı akıllıca kullanmak zorundadır. Çünkü;
* Zaman tasarruf edilmeyen
* Ödünç alınamayan, kiralanamayan
* Satın alınamayan, çoğaltılamayan
* Sadece kullanılan veya kaybedilen vaktimiz veya varlığımızdır.
Yönetimin verimini zaman açısından olumsuz etkileyen etmenler “Zaman tuzağı” denir. Yöneticilere zaman kaybettiren faktörlerin, başka bir deyişle zaman tuzaklarının belirlenmesi, zaman yönetimi açısından önemli bir başlangıçtır.
Etkin bir zaman yönetimine ulaşmak için zaman tuzaklarının iyi belirlenip, bunlardan kurtulmakla sağlanır. Bunun için zaman tuzaklarını önleyici tedbirler alınmalıdır.
Etkili bir zaman yönetimi olması için, yöneticinin plan yapması gerekmektedir. Plan, yöneticiye zamanı kullanmasını öğretecektir. İkinci olarak yöneticinin, zamanını başkalarının da yararlanabileceği işler yerine daha önemli işlerde kullanması amacıyla yetki devrini gerçekleştirmesi gerekir. Böylece iletişim engelleri ile gereksiz harcanan zaman engellenmiş olacaktır.
Stres de yöneticiyi olumsuz etkileyip zamanını boşuna harcamasına sebep olur. Ama pozitif stres güdeleyici bir etmen olarak, zaman yönetimi için olumludur.
Çatışmalarda zaman yönetimini olumsuz etkileyen diğer bir unsurdur.
Etkili zaman yönetimi;
Planlama
ß
Yetki devrini sağlama
ß
İletişimi etkinleştirme
ß
Stresin azaltılması
ß
Çatışmaların en aza indirgenmesi
İle daha iyi sağlanmaktadır.
Zaman yönetimi soyut bir kavram olan zaman konusundan çok, zaman ile neyin başarılabileceği konusuyla ilgilidir. Hiçbir saniye herhangi bir diğer saniyeden daha değerli değildir. (Zaman yaşanacak bir şeydir. Doğrusal değildir, varoluşsaldır.)
Zaman yönetimi, meslek ve iş hayatında etkili olmayı mümkün kılan görevleri ve amaçları başarabilme yöntemidir. Her meslekten kişileri ilgilendiren bir konu olmakla birlikte örgüt ve yöneticiler için ayrı bir öneme sahiptir. Yöneticilerin aman konusundaki duyarlılığı, hem çalıştığı örgütü hem de çalışanları etkilemektedir.
Zaman yönetimi,diğer kaynakların yönetiminde olduğu gibi analizlerden ve planlamadan yararlanmayı gerektirir. Zaman yönetimi prensiplerini anlamak ve uygulamak için sadece zamanın nasıl kullanılacağını bilmek yetmez. Zamanı akıllıca kullanırken ne gibi problemlerle karşılaşılacağının ve bunların sebeplerinin de bilinmesi gerekir. Bu temelden hareket ve daha iyi bir zaman yönetimi vasıtasıyla yönetici, etkinliğini ve bu konuda başarısını geliştirmeyi öğrenir.
Zaman yönetimi kişisel bir süreçtir. Kişinin çalışma stiline ve koşullarına uygun olmalıdır.
Planlama
Plan; araştırma, pazarlama veya üretim gibi bir işletme fonksiyonu değildir. Plan, bütün bu işlemleri düşünen, kapsayan bir yönetimdir.
Sistemlilik, işlerin düzgün bir şekilde yapılmasını, ne zaman ne yapılacağının bilinmesini sağlar. Planlama, zaman yönetiminin uygulanabilmesi için en başta gerekli olan bir işlemdir.
Yönetsel Zaman
Yönetsel zaman birden çok insanı bir araya getirebilecek nitelikteki bir amaç belirlemesi ile bu amaca ulaşmak için yerine getirilen planlama, örgütleme, yürütme, koordinasyon, denetim ve yönetici eğitimi faaliyetlerinin gerektirdiği iş gören ve makine zamanı toplamıdır.
Elbette yönetsel zaman konusu içinde karşımıza yeniden planlama çıkıyor. Planlama sürecinin temel amaçlarından biri, zamanı etkin kullanmak yada eylemlerde zamandan artırım sağlamaktır. Bunun sonucu maliyetleri düşürmek yada verimliliği yükseltmektir.
Geleceğe ilişkin hedeflerin ve bu hedeflere en kısa zamanda ulaşılacak yolların belirlenmesinden sonra, bu hedeflere hangi olanak ve araçlarla varılacağının belirlenmesi gerekir. Bu olay, bir örgütleme sürecidir. Mevcut kaynakların ekonomik ve rasyonel kalkınımı, örgütsel zamanı doğurur. Burada yöneticiye düşen sorumluluk, bireysel etkinlikten çok takım etkinliğini sağlayacak biçimde zamanı uyum ve dayanışma içinde kullanmaktır.Dinamik ve eşgüdüm yaratıldıktan sonra az zamanda çok iş yapmak ve zaman kayıplarını minimuma indirmek kolaylaşır.
Zaman açısından bakıldığında hangi işe ne zaman başlanacağı ve bitirileceği konusunda zaman standartları konur. Uygulama sonrası bu standartların ne ölçüde gerçekleştiği, denetim mekanizması ile saptanmaya çalışılır.
Yöneticinin kendi isteğine göre kullanabileceği, düzenleyebileceği zaman bölümü, denetimdeki zaman ortamıdır. Peder Drucker’a göre bir yöneticinin denetimi altında tutabildiği zaman, toplam zamanın %25’i kadardır. Bu ara ne kadar artarsa, yöneticinin etkinliği de o oranda artacaktır. Yöneticinin isteği dışında oluşan ve insanların isteklerine yada gelişen olaylara göre yönlendirilen zaman bölümü denetimi dışındaki zaman ortamıdır. Yönetsel zamanın en değerli bölümü, yöneticinin yaratıcılık gerektiren çabalara ayırması gereken bölümdür. Örgütü bir bütün olarak görebilmeyi, bazı sorunların çözümünde, politika geliştirmek ve uzun vadeli planlama yapılmasında, yönetici doğrudan görev almalıdır. Oysa yapılan araştırmalarda yöneticinin zamanını rutin işlerle harcadığını göstermektedir.
Planlama kısıtlı zamanın stresinden kurtulmanın anahtarıdır. Geleceğinizi şekillendirmenin yoludur.
Planlamanın hayatı düzene sokacak iki katkısı vardır:
1. Bulunan noktadan ulaşılmak istenen noktaya nasıl varılacağını gösterir.
2. Hedeflenen noktaya varılabilmesi için ihtiyaç duyulacak kaynakları tanımlar.
Uzun vadeli planlama
Planlamada kullanılacak yardımcı materyaller etkili zaman yönetiminin kritik bir bölümünü oluşturur. Bunlar:
* Faaliyet planlama dosyası
* Dönüm noktası çizelgesi
* Program değerlendirme ve gözden geçirme diyagramı
* Ana takvim
Planlama yaparken çok titiz davranılmamalıdır. Planlama zamanımızı arttırmalı; azaltmamalı. Seçilen teknik ne olursa olsun ana takvime bütün aktiviteler kaydedilmelidir.
Kısa vadeli planlama
Uzun dönmeli planlarınızı öncelik ve önem sırasına göre bir sıraya koyup sayfalarsak, bu sayfalar kısa vadeli planları oluşturur. Bunlar haftalık ve günlüktür.
Haftalık planlama hafta başından sonuna kadar hedeflenmiş olaylara nasıl ulaşılacağını ve neler yapılacağını gösterir.
Planlamada insan seçimi
Bir yönetici, kendi planlarını hazırlarken, etrafında çalışan insanların, günün hangi zamanında en verimli olduğunu bilmeli ve planlarını ona göre yapmalıdır.
Tüm insanlar genellikle üç kategoriden birine uyum göstermektedir:
Sabah tipleri:
Bunlar sabahları çok enerjik olurlar. Öğleye doğru enerjileri zirveye ulaşır ve sonra yavaş yavaş azalır. Akşamüzeri tamamen tükenir.
Öğle tipleri:
Bu tipler çok zor uyanırlar. Sabahları kayıtsız ve uyuşukturlar. Öğleye doğru biraz açılırlar ve öğleden sonra performansları doruğa ulaşır.
Her zaman hazır tipler:
Bu tip kişiler sabah da öğleden sonra da çok iyi performans gösterir. Bunlar sabah çok enerjik olur, öğle6ye doğru yavaşlayıp öğleden sonra tekrar çok enerjik olurlar ve performansları doruğa çıkar.
Plansızlık tuzağı
Örgütlerde en büyük para ve zaman kaybına neden olan konulardan en önemlisi plansızlıktır. Bireyler ve yöneticilerin büyük bölümü özgürlüklerini kısıtladığı düşüncesi ile planlamaya sıcak bakmazlar. Oysaki plansızlığın kabul edilebilir herhangi bir mazereti olamaz. Planlama düşünüldüğü gibi ek süre getirmez, süreyi bilhassa kısaltır. Çünkü her şey koordine olmuş ve hiçbir şey unutulmamıştır.
Yönetimin temellerini her zaman planlama oluşturmuştur. Romalı filozof Seneca’nın dediği gibi; “İnsan hangi limana gideceğini bilmezse, hiçbir rüzgar onun için yararlı olmaz.
Yaygın zaman kaybettiriciler
Herkes zamanı israf eder. Bu insan olmanın bir gereğidir. Bazen boş geçirilen anlar yararlı olabilir. Çünkü dinlenmeye ve sinirlenin yatışmasına yardımcı olur. İsraf edilen zaman hayal kırıklığına da yol açabilir.
Anahtar soru; ‘Daha yüksek öncelikli olarak ne yapılabilir?’ sorusudur. Hedeften şaşmadıkça, dinlenmek, iş arkadaşlarıyla haberleşmek, telefonla konuşmak ve okumak, zamanı azaltmaz.
Zaman kaybettiricileri ikiye ayırabiliriz:
Kişisel Kaynaklılar
Çevresel Kaynaklılar
·Düzensizlik
·Ziyaretçiler
·Geciktirme
·Tel. Görüşmeleri
·Hayır diyemememe
·Posta
·Beklemeler
·Kahve sohbetleri
·Aksaklıklar
·Dedikodu
·Gereksiz titizlik
Çoğu insan bürolarda ya tek başına yada birkaç kişiyle çalışır. Herkes zamanını iyi planlamayı bilmelidir. Genelde büyük şirketlerin sorunlarından biridir; yönetici zamanını planlamayı bilse de yanında çalışanlar bilmez. Bu durumda bu insanlar yöneticinin de zamanını harcatmış olur. Bunu önlemek için yöneticinin çevresindeki insanlarında zaman planlamasını öğrenmesi ve uygulaması gerekir.
Bir diğer zaman kaybı da masa üzerindeki dağınıklıktır. Bu da aradığımız şeyi hemen bulamamıza neden olur. Bunu önlemek için, çalışmaya başlamadan önce, masa üzerinde duran gereksiz materyalleri ortadan yok etmek gerekir.
Bir diğer zaman kaybettirici unsur da; odaya baktığınızda sizi sıkması, bunaltmasıdır. Bundan kurtulmak için, oda açık, ferahlatıcı renklerle boyanmalı, üzerinde genelde kullandığımız aletler olan masalar konup, etrafı yumuşatacak tablo ve bitkiler yerleştirilmesi ve daha iyi aydınlık sağlayacak ışıklar takılmalıdır.
Toplantılarda daha iyi zaman kullanmak ve daha verimli geçmesini sağlayan diğer bir unsur da yuvarlak masalardır. Bu tür masalar, insanları psikolojik olarak etkileyerek, kendilerine diğerleriyle eşit görmelerini sağlar. Böylece toplantıdaki herkes fikirlerini daha rahat bir şekilde dile getirebilir.
Yöneticilikte daha çok iş yapıp daha az zaman harcamak çok önemlidir. Bunun içindir ki şunlara dikkat etmek gerekir:
* Kendini yönetmek (Yönetim işinin sertlikleriyle uğraşabilmek)
* Zamandan tasarruf etmek (Eldeki zamanı akıllıca kullanabilmek)
* Başkalarını yönetmek (Herkesin yararına olacak şekilde çalışmak)
Zaman her zaman bireyler üzerinde baskı yapan evrensel bir kaynaktır. Profesyonel çalışma yapan herkes zamanı akıllıca kullanmak zorundadır. Çünkü;
* Zaman tasarruf edilmeyen
* Ödünç alınamayan, kiralanamayan
* Satın alınamayan, çoğaltılamayan
* Sadece kullanılan veya kaybedilen vaktimiz veya varlığımızdır.
Yönetimin verimini zaman açısından olumsuz etkileyen etmenler “Zaman tuzağı” denir. Yöneticilere zaman kaybettiren faktörlerin, başka bir deyişle zaman tuzaklarının belirlenmesi, zaman yönetimi açısından önemli bir başlangıçtır.
Etkin bir zaman yönetimine ulaşmak için zaman tuzaklarının iyi belirlenip, bunlardan kurtulmakla sağlanır. Bunun için zaman tuzaklarını önleyici tedbirler alınmalıdır.
Etkili bir zaman yönetimi olması için, yöneticinin plan yapması gerekmektedir. Plan, yöneticiye zamanı kullanmasını öğretecektir. İkinci olarak yöneticinin, zamanını başkalarının da yararlanabileceği işler yerine daha önemli işlerde kullanması amacıyla yetki devrini gerçekleştirmesi gerekir. Böylece iletişim engelleri ile gereksiz harcanan zaman engellenmiş olacaktır.
Stres de yöneticiyi olumsuz etkileyip zamanını boşuna harcamasına sebep olur. Ama pozitif stres güdeleyici bir etmen olarak, zaman yönetimi için olumludur.
Çatışmalarda zaman yönetimini olumsuz etkileyen diğer bir unsurdur.
Etkili zaman yönetimi;
Planlama
ß
Yetki devrini sağlama
ß
İletişimi etkinleştirme
ß
Stresin azaltılması
ß
Çatışmaların en aza indirgenmesi
İle daha iyi sağlanmaktadır.
Zaman yönetimi soyut bir kavram olan zaman konusundan çok, zaman ile neyin başarılabileceği konusuyla ilgilidir. Hiçbir saniye herhangi bir diğer saniyeden daha değerli değildir. (Zaman yaşanacak bir şeydir. Doğrusal değildir, varoluşsaldır.)
Zaman yönetimi, meslek ve iş hayatında etkili olmayı mümkün kılan görevleri ve amaçları başarabilme yöntemidir. Her meslekten kişileri ilgilendiren bir konu olmakla birlikte örgüt ve yöneticiler için ayrı bir öneme sahiptir. Yöneticilerin aman konusundaki duyarlılığı, hem çalıştığı örgütü hem de çalışanları etkilemektedir.
Zaman yönetimi,diğer kaynakların yönetiminde olduğu gibi analizlerden ve planlamadan yararlanmayı gerektirir. Zaman yönetimi prensiplerini anlamak ve uygulamak için sadece zamanın nasıl kullanılacağını bilmek yetmez. Zamanı akıllıca kullanırken ne gibi problemlerle karşılaşılacağının ve bunların sebeplerinin de bilinmesi gerekir. Bu temelden hareket ve daha iyi bir zaman yönetimi vasıtasıyla yönetici, etkinliğini ve bu konuda başarısını geliştirmeyi öğrenir.
Zaman yönetimi kişisel bir süreçtir. Kişinin çalışma stiline ve koşullarına uygun olmalıdır.
Planlama
Plan; araştırma, pazarlama veya üretim gibi bir işletme fonksiyonu değildir. Plan, bütün bu işlemleri düşünen, kapsayan bir yönetimdir.
Sistemlilik, işlerin düzgün bir şekilde yapılmasını, ne zaman ne yapılacağının bilinmesini sağlar. Planlama, zaman yönetiminin uygulanabilmesi için en başta gerekli olan bir işlemdir.
Yönetsel Zaman
Yönetsel zaman birden çok insanı bir araya getirebilecek nitelikteki bir amaç belirlemesi ile bu amaca ulaşmak için yerine getirilen planlama, örgütleme, yürütme, koordinasyon, denetim ve yönetici eğitimi faaliyetlerinin gerektirdiği iş gören ve makine zamanı toplamıdır.
Elbette yönetsel zaman konusu içinde karşımıza yeniden planlama çıkıyor. Planlama sürecinin temel amaçlarından biri, zamanı etkin kullanmak yada eylemlerde zamandan artırım sağlamaktır. Bunun sonucu maliyetleri düşürmek yada verimliliği yükseltmektir.
Geleceğe ilişkin hedeflerin ve bu hedeflere en kısa zamanda ulaşılacak yolların belirlenmesinden sonra, bu hedeflere hangi olanak ve araçlarla varılacağının belirlenmesi gerekir. Bu olay, bir örgütleme sürecidir. Mevcut kaynakların ekonomik ve rasyonel kalkınımı, örgütsel zamanı doğurur. Burada yöneticiye düşen sorumluluk, bireysel etkinlikten çok takım etkinliğini sağlayacak biçimde zamanı uyum ve dayanışma içinde kullanmaktır.Dinamik ve eşgüdüm yaratıldıktan sonra az zamanda çok iş yapmak ve zaman kayıplarını minimuma indirmek kolaylaşır.
Zaman açısından bakıldığında hangi işe ne zaman başlanacağı ve bitirileceği konusunda zaman standartları konur. Uygulama sonrası bu standartların ne ölçüde gerçekleştiği, denetim mekanizması ile saptanmaya çalışılır.
Yöneticinin kendi isteğine göre kullanabileceği, düzenleyebileceği zaman bölümü, denetimdeki zaman ortamıdır. Peder Drucker’a göre bir yöneticinin denetimi altında tutabildiği zaman, toplam zamanın %25’i kadardır. Bu ara ne kadar artarsa, yöneticinin etkinliği de o oranda artacaktır. Yöneticinin isteği dışında oluşan ve insanların isteklerine yada gelişen olaylara göre yönlendirilen zaman bölümü denetimi dışındaki zaman ortamıdır. Yönetsel zamanın en değerli bölümü, yöneticinin yaratıcılık gerektiren çabalara ayırması gereken bölümdür. Örgütü bir bütün olarak görebilmeyi, bazı sorunların çözümünde, politika geliştirmek ve uzun vadeli planlama yapılmasında, yönetici doğrudan görev almalıdır. Oysa yapılan araştırmalarda yöneticinin zamanını rutin işlerle harcadığını göstermektedir.
Planlama kısıtlı zamanın stresinden kurtulmanın anahtarıdır. Geleceğinizi şekillendirmenin yoludur.
Planlamanın hayatı düzene sokacak iki katkısı vardır:
1. Bulunan noktadan ulaşılmak istenen noktaya nasıl varılacağını gösterir.
2. Hedeflenen noktaya varılabilmesi için ihtiyaç duyulacak kaynakları tanımlar.
Uzun vadeli planlama
Planlamada kullanılacak yardımcı materyaller etkili zaman yönetiminin kritik bir bölümünü oluşturur. Bunlar:
* Faaliyet planlama dosyası
* Dönüm noktası çizelgesi
* Program değerlendirme ve gözden geçirme diyagramı
* Ana takvim
Planlama yaparken çok titiz davranılmamalıdır. Planlama zamanımızı arttırmalı; azaltmamalı. Seçilen teknik ne olursa olsun ana takvime bütün aktiviteler kaydedilmelidir.
Kısa vadeli planlama
Uzun dönmeli planlarınızı öncelik ve önem sırasına göre bir sıraya koyup sayfalarsak, bu sayfalar kısa vadeli planları oluşturur. Bunlar haftalık ve günlüktür.
Haftalık planlama hafta başından sonuna kadar hedeflenmiş olaylara nasıl ulaşılacağını ve neler yapılacağını gösterir.
Planlamada insan seçimi
Bir yönetici, kendi planlarını hazırlarken, etrafında çalışan insanların, günün hangi zamanında en verimli olduğunu bilmeli ve planlarını ona göre yapmalıdır.
Tüm insanlar genellikle üç kategoriden birine uyum göstermektedir:
Sabah tipleri:
Bunlar sabahları çok enerjik olurlar. Öğleye doğru enerjileri zirveye ulaşır ve sonra yavaş yavaş azalır. Akşamüzeri tamamen tükenir.
Öğle tipleri:
Bu tipler çok zor uyanırlar. Sabahları kayıtsız ve uyuşukturlar. Öğleye doğru biraz açılırlar ve öğleden sonra performansları doruğa ulaşır.
Her zaman hazır tipler:
Bu tip kişiler sabah da öğleden sonra da çok iyi performans gösterir. Bunlar sabah çok enerjik olur, öğle6ye doğru yavaşlayıp öğleden sonra tekrar çok enerjik olurlar ve performansları doruğa çıkar.
Plansızlık tuzağı
Örgütlerde en büyük para ve zaman kaybına neden olan konulardan en önemlisi plansızlıktır. Bireyler ve yöneticilerin büyük bölümü özgürlüklerini kısıtladığı düşüncesi ile planlamaya sıcak bakmazlar. Oysaki plansızlığın kabul edilebilir herhangi bir mazereti olamaz. Planlama düşünüldüğü gibi ek süre getirmez, süreyi bilhassa kısaltır. Çünkü her şey koordine olmuş ve hiçbir şey unutulmamıştır.
Yönetimin temellerini her zaman planlama oluşturmuştur. Romalı filozof Seneca’nın dediği gibi; “İnsan hangi limana gideceğini bilmezse, hiçbir rüzgar onun için yararlı olmaz.
Yaygın zaman kaybettiriciler
Herkes zamanı israf eder. Bu insan olmanın bir gereğidir. Bazen boş geçirilen anlar yararlı olabilir. Çünkü dinlenmeye ve sinirlenin yatışmasına yardımcı olur. İsraf edilen zaman hayal kırıklığına da yol açabilir.
Anahtar soru; ‘Daha yüksek öncelikli olarak ne yapılabilir?’ sorusudur. Hedeften şaşmadıkça, dinlenmek, iş arkadaşlarıyla haberleşmek, telefonla konuşmak ve okumak, zamanı azaltmaz.
Zaman kaybettiricileri ikiye ayırabiliriz:
Kişisel Kaynaklılar
Çevresel Kaynaklılar
·Düzensizlik
·Ziyaretçiler
·Geciktirme
·Tel. Görüşmeleri
·Hayır diyemememe
·Posta
·Beklemeler
·Kahve sohbetleri
·Aksaklıklar
·Dedikodu
·Gereksiz titizlik
Çoğu insan bürolarda ya tek başına yada birkaç kişiyle çalışır. Herkes zamanını iyi planlamayı bilmelidir. Genelde büyük şirketlerin sorunlarından biridir; yönetici zamanını planlamayı bilse de yanında çalışanlar bilmez. Bu durumda bu insanlar yöneticinin de zamanını harcatmış olur. Bunu önlemek için yöneticinin çevresindeki insanlarında zaman planlamasını öğrenmesi ve uygulaması gerekir.
Bir diğer zaman kaybı da masa üzerindeki dağınıklıktır. Bu da aradığımız şeyi hemen bulamamıza neden olur. Bunu önlemek için, çalışmaya başlamadan önce, masa üzerinde duran gereksiz materyalleri ortadan yok etmek gerekir.
Bir diğer zaman kaybettirici unsur da; odaya baktığınızda sizi sıkması, bunaltmasıdır. Bundan kurtulmak için, oda açık, ferahlatıcı renklerle boyanmalı, üzerinde genelde kullandığımız aletler olan masalar konup, etrafı yumuşatacak tablo ve bitkiler yerleştirilmesi ve daha iyi aydınlık sağlayacak ışıklar takılmalıdır.
Toplantılarda daha iyi zaman kullanmak ve daha verimli geçmesini sağlayan diğer bir unsur da yuvarlak masalardır. Bu tür masalar, insanları psikolojik olarak etkileyerek, kendilerine diğerleriyle eşit görmelerini sağlar. Böylece toplantıdaki herkes fikirlerini daha rahat bir şekilde dile getirebilir.
... 
