G
GulsahToptas
Kullanıcı
Yapılacak işler listesi her zaman yapmak istenilen bir şeydir. Ancak iyi bir zaman planı yapmayan kişiler sürekli asıl görevlerinden çok “Acil işim çıktı, onunla ilgilendim” der. Bu da onların zamanını alır. Acil işlerimizin çıkması, onu yapmayacağımız anlamına gelmemeli. Olası olumsuz durum senaryolarına göre ayrıntılı planlar yapılabilir. Bu konu ile ilgili çalışanları işbirliğine katmak gerek.
Planlamayı başaramazsanız, başarısızlığı planlarsınız
Bazı insanlar bir günde çok şey gerçekleştirmek ister ve bu anlamda gerçekçi davranmaz. Listenizde önce amaç ve maddelerin bütününü ele alın… Üç aylık, haftalık gibi dönemlere bölerek amaçlar koyarsanız yön duygunuz daha kolay oluşur. Bundan yola çıkarak günlük plan da yapabilirsiniz.
Öncelikleri nasıl belirleyebiliriz?
Günlük yapılacak işler listenizi hazırlarken hem acil, hem de önemli olan konuları alt alta yazın. Diğer bir deyişle, bunlar o kadar önemlidir ki, yerine getirmediğiniz takdirde ya işinizi ya da pazarı kaybedersiniz. Aşağıdaki noktaların her birinin yanına bir noktalama işareti koyun. Bu işin yaklaşık olarak ne süre getirebileceğinin tahminini de yanına yazın. Yaptıktan sonra acil olmayan ama önemli işleri gerçekleştirin. Başka sözlerle ifade ederek, yerine getirmediğiniz takdirde öncelik kazanacak veya felakete yol açacak işleri, bu iş ve faaliyetleri gerçekleştirirseniz yangın söndürmeniz ve sürekli strese girmeniz gerekmez.
Zaman planı gerçekleştirme testi:
Her zaman Sık sık Bazen Hiçbir zaman
-Planladığınız hedeflere erişmede ilerleme kaydediyor musunuz?
-Kendinizi daha etkin ve verimli hissediyor musunuz?
-Haftalık görevleriniz tamamlıyor musunuz?
-Bitmemiş işlerle ilgili gerçekçi bir zaman planı yaptınız mı?
-Belirlediğiniz faaliyet sayısı doğru mu?
-Süre tahminleriniz gerçeğe uyuyor mu?
-Öncelik sıralamasının sonunda yer alan faaliyetleri azalttınız mı?
Çizgiyi çekmek ve kimsenin sizi engellemesine izin vermemek gerektiği zamanlar vardır. Engellemelerden kurtulmak olanaklı değildir. Her insan bu durumla karşılaşabilir. Sizin zamanınızı kullanacak kişiler olabilir. Önemli bir şey varmış gibi gelip, sizi meşgul edebilirler, mola vermek için sohbet etmek isteyenler olabilir, görevi yıkmak isteyenler olabilir. Ne olursa olsun, sonuç aynıdır. Önceliklerinizden zaman çalınır.
Üretkenliğiniz kesintiye uğratacak bölünmeleri önlemek için bazın önlemler alabilirsiniz. Çalıştığınız mekan sohbete olanak veriyorsa yeniden düzenlenebilir. Masanız, açık büro sisteminde herkesin rahatlıkla önünden geçebileceği, konuşabileceği bir yerdeyse kişilere zamanınızın ne kadar uygun olacağını bildirin. Örneğin; “Salı günü 13.00-14.00 arası seninle bu konuyu konuşabiliriz“ gibi… Bunun yerine Salı günü ne zaman istersen gel görüşelim derseniz yararı olmaz. Konsantre olup çalışıyorken kapınıza “Proje beni esir aldı, sonra görüşelim” gibi eğlenceli notlar asabilirsiniz.
Erteleme başarının katilidir!
Niçin ertelediğinizi hiç düşündünüz mü? Bunu düşünmeyi de ertelemiş olabilirsiniz. Korktuğunuz herhangi bir şeyi ileriye ötelemenin insan yapısına özgü olduğu düşünülmekte. Bazen insanların olağanüstü zor, karmaşık ya da hata yapmaktan korktuğu işler vardır. Bazıları mükemmeliyetçi olduğu için, bazıları projeleri sevmediği için, monoton bulduğu için, zor bulduğu için erteler. Sanki daha fazla zevk alacakları bir sihirli zaman varmış gibi, ilk önce kolay işleri bitirir, zorları ertelerler. Unutmayalım, başlanmayan bir şey bitmez
Psikolog Dr. Işın AKI
Planlamayı başaramazsanız, başarısızlığı planlarsınız
Bazı insanlar bir günde çok şey gerçekleştirmek ister ve bu anlamda gerçekçi davranmaz. Listenizde önce amaç ve maddelerin bütününü ele alın… Üç aylık, haftalık gibi dönemlere bölerek amaçlar koyarsanız yön duygunuz daha kolay oluşur. Bundan yola çıkarak günlük plan da yapabilirsiniz.
Öncelikleri nasıl belirleyebiliriz?
Günlük yapılacak işler listenizi hazırlarken hem acil, hem de önemli olan konuları alt alta yazın. Diğer bir deyişle, bunlar o kadar önemlidir ki, yerine getirmediğiniz takdirde ya işinizi ya da pazarı kaybedersiniz. Aşağıdaki noktaların her birinin yanına bir noktalama işareti koyun. Bu işin yaklaşık olarak ne süre getirebileceğinin tahminini de yanına yazın. Yaptıktan sonra acil olmayan ama önemli işleri gerçekleştirin. Başka sözlerle ifade ederek, yerine getirmediğiniz takdirde öncelik kazanacak veya felakete yol açacak işleri, bu iş ve faaliyetleri gerçekleştirirseniz yangın söndürmeniz ve sürekli strese girmeniz gerekmez.
Zaman planı gerçekleştirme testi:
Her zaman Sık sık Bazen Hiçbir zaman
-Planladığınız hedeflere erişmede ilerleme kaydediyor musunuz?
-Kendinizi daha etkin ve verimli hissediyor musunuz?
-Haftalık görevleriniz tamamlıyor musunuz?
-Bitmemiş işlerle ilgili gerçekçi bir zaman planı yaptınız mı?
-Belirlediğiniz faaliyet sayısı doğru mu?
-Süre tahminleriniz gerçeğe uyuyor mu?
-Öncelik sıralamasının sonunda yer alan faaliyetleri azalttınız mı?
Çizgiyi çekmek ve kimsenin sizi engellemesine izin vermemek gerektiği zamanlar vardır. Engellemelerden kurtulmak olanaklı değildir. Her insan bu durumla karşılaşabilir. Sizin zamanınızı kullanacak kişiler olabilir. Önemli bir şey varmış gibi gelip, sizi meşgul edebilirler, mola vermek için sohbet etmek isteyenler olabilir, görevi yıkmak isteyenler olabilir. Ne olursa olsun, sonuç aynıdır. Önceliklerinizden zaman çalınır.
Üretkenliğiniz kesintiye uğratacak bölünmeleri önlemek için bazın önlemler alabilirsiniz. Çalıştığınız mekan sohbete olanak veriyorsa yeniden düzenlenebilir. Masanız, açık büro sisteminde herkesin rahatlıkla önünden geçebileceği, konuşabileceği bir yerdeyse kişilere zamanınızın ne kadar uygun olacağını bildirin. Örneğin; “Salı günü 13.00-14.00 arası seninle bu konuyu konuşabiliriz“ gibi… Bunun yerine Salı günü ne zaman istersen gel görüşelim derseniz yararı olmaz. Konsantre olup çalışıyorken kapınıza “Proje beni esir aldı, sonra görüşelim” gibi eğlenceli notlar asabilirsiniz.
Erteleme başarının katilidir!
Niçin ertelediğinizi hiç düşündünüz mü? Bunu düşünmeyi de ertelemiş olabilirsiniz. Korktuğunuz herhangi bir şeyi ileriye ötelemenin insan yapısına özgü olduğu düşünülmekte. Bazen insanların olağanüstü zor, karmaşık ya da hata yapmaktan korktuğu işler vardır. Bazıları mükemmeliyetçi olduğu için, bazıları projeleri sevmediği için, monoton bulduğu için, zor bulduğu için erteler. Sanki daha fazla zevk alacakları bir sihirli zaman varmış gibi, ilk önce kolay işleri bitirir, zorları ertelerler. Unutmayalım, başlanmayan bir şey bitmez
Psikolog Dr. Işın AKI
