Hiç düşündünüz mü bir gün 24 saat yerine 26 saat olsaydı ne olurdu... O zaman işlerinizi zamanında yetiştirebilir miydiniz? Uzmanlara göre zamanı planlı kullanmayı öğrenmediğimiz sürece ekstra saatlerin bizi iş yetiştirme stresinden kurtarması mümkün değil. Zamanla yarışın en hızlı olduğu alan ise ofisler. Peki ofiste zamanı iyi kullanmak için neler yapılmalı...
Kendisinden çok şey öğrendiğim rahmetli patronum Ercan Arıklı’ya göre bir insanı, günde verimli bir biçimde dört saat çalıştırmak çok büyük başarıydı.
Kendisinden çok şey öğrendiğim rahmetli patronum Ercan Arıklı’ya göre bir insanı, günde verimli bir biçimde dört saat çalıştırmak çok büyük başarıydı. Yılların tecrübeleri sonucunda sekiz saatten çoktan vazgeçmişti. Bana birkaç kere sorduğunu hatırlıyorum “oğlum yanındakiler dört saat çalışıyorlar mı” diye.
Bu dört saat işini çok düşünmüşümdür, haklı mı diye... Aslında gerçekten de işte zaman öldürmek – ya da amiyane tabiriyle kaytarmak – yapılmak istenildiğinde dünyanın en kolay işidir.
Bir arkadaşım vardı. Ceketini sandalyesinin arkasına yerleştirir, o gün yapması gereken işlerle ilgili kağıtları masasının üzerine koyar, bilgisayarını açık bırakır - tuvalete ya da kahve almaya gidiyormuş da beş dakika içinde dönecekmiş - intibaını bırakıp ortadan kaybolurdu.
Tabii bu kadar profesyonel kaytarıcılara çok sık rastlanmıyor. Genelde, insanlar, kötü niyetli oldukları için değil, organize olamadıkları için iş yerinde ciddi zaman kaybediyorlar.
Peki iş gününü daha iyi kullanmak için ne yapmalı?
Güne, kağıda dökülmüş bir gündemle başlamakta yarar var. Bugün bu kadar saatim var ve bu işleri yapacağım diye... Sabah ilk kahvenizi içerken bunu planlayabilirsiniz pekala.
Ama karşınıza hemen bir engel çıkacaktır: Toplantılar.
AB ülkeleri arasında yapılan bütün istatistikler aynı sonucu veriyor: “İş yerinde en çok vakit kaybının olduğu yerler toplantılardır.” Toplantılar, genellikle uzun, sıkıcı ve verimsizdir. Le Monde gazetesinde sabah toplantılarının ayakta yapıldığını bir dergide okumuştum. İnsanlar belleri ağırmaya başlayınca lafı uzatmıyorlarmış.
Tabii hiç bir işletmenin bir an önce işe başlama telaşı günlük gazetedeki kadar değil. Onun için ayakta toplantı yapma seçeneğini şimdilik bir yere bırakalım.
Toplantıya sadece bir gündemle değil, gündemin ara başlıklarıyla da girmekte yarar var. Bu şekilde toplantının akışını ve süresini kafanızda planlayabilirsiniz.
Ve en önemlisi... Toplantıya daha başladan bitiş saatini koyun. “Toptantımız şu saatte bitecektir” deyin. Almanlar genellikle böyle yapar derler. Doğru mu bilmiyorum ama buna ihtiyaç duyanlar onlardan çok biziz.
Şirketin başka şubelerinde yapılacak toplantılara adam göndermeye de mümkün olduğunca kaçınmak lazım. Çünkü gönderdiğiniz adam orada uzun muhabbetlere girecek, yemek yiyecek, iş uzadıkça uzayacak, hem oradaki hem buradaki verimliliği olumsuz etkileyecektir. Onun için teknolojinin nimetlerini kullanıp video konferans sistemiyle işleri halletmeye çalışmakta fayda var. Adam göndermek çok olağanüstü durumlarda düşünülmeli.
Akşam yemekleri, yorgun bir günün ardından, bir çalışan için bitirici olabilir, özellikle de içki fazla kaçırıldıysa ertesi günü de fena halde etkiler.
Bundan kaçınmak için iş dünyası öğle yemeklerini keşfetmiştir.
Ama o da işi fena böler. Uzun bir muhabbetle başlamadan “birer bardak şarap içer miyiz” teklifi değerlendirilir, hafif çakır keyif olunur. Bir de bakmışınız 12:00’deki oturduğunuz yemek, saat 14:00 olmasına rağmen hala sürüyor. Buradan çıkış en iyi ihtimalle 14:30’u bulur. Yarım saat de yolu ekleyin. Saat: 15:00. İşte üç saat gitti bile. Bir de işe bıraktığınız yerden yeniden konsantre olma güçlüğü... Ercan Arıklı haksız mı?
Dolayısıyla bu yemekleri bence cuma akşamına almak en doğrusu...
İş yerinde iyi çalışan olmak her zaman ödüllendirilmez. Genelde, işini iyi yapana biraz daha yüklenilir. Bu durum da, iyi çalışanın günlük programını alt üst eder. Bir arkadaşım “oğlumun ders notları düştüğünde ‘hayır’ demeyi öğrendim” demişti. Her akşama mesaiye kalıyor ve çocuğuyla ilgilenecek vakti olmuyordu. Aşırı iş yüklenmeyi bıraktıktan sonra oğlanın notları hızla yükselişe geçmişti.
Peki fazla işler kimin omuzlarına yüklenmişti? Arkadaşım “işler başkalarına pas edilmeye başlandı” dedi. Sonunda, gerçekçi çözüm bulunmuştu.
Kendisinden çok şey öğrendiğim rahmetli patronum Ercan Arıklı’ya göre bir insanı, günde verimli bir biçimde dört saat çalıştırmak çok büyük başarıydı.
Kendisinden çok şey öğrendiğim rahmetli patronum Ercan Arıklı’ya göre bir insanı, günde verimli bir biçimde dört saat çalıştırmak çok büyük başarıydı. Yılların tecrübeleri sonucunda sekiz saatten çoktan vazgeçmişti. Bana birkaç kere sorduğunu hatırlıyorum “oğlum yanındakiler dört saat çalışıyorlar mı” diye.
Bu dört saat işini çok düşünmüşümdür, haklı mı diye... Aslında gerçekten de işte zaman öldürmek – ya da amiyane tabiriyle kaytarmak – yapılmak istenildiğinde dünyanın en kolay işidir.
Bir arkadaşım vardı. Ceketini sandalyesinin arkasına yerleştirir, o gün yapması gereken işlerle ilgili kağıtları masasının üzerine koyar, bilgisayarını açık bırakır - tuvalete ya da kahve almaya gidiyormuş da beş dakika içinde dönecekmiş - intibaını bırakıp ortadan kaybolurdu.
Tabii bu kadar profesyonel kaytarıcılara çok sık rastlanmıyor. Genelde, insanlar, kötü niyetli oldukları için değil, organize olamadıkları için iş yerinde ciddi zaman kaybediyorlar.
Peki iş gününü daha iyi kullanmak için ne yapmalı?
Güne, kağıda dökülmüş bir gündemle başlamakta yarar var. Bugün bu kadar saatim var ve bu işleri yapacağım diye... Sabah ilk kahvenizi içerken bunu planlayabilirsiniz pekala.
Ama karşınıza hemen bir engel çıkacaktır: Toplantılar.
AB ülkeleri arasında yapılan bütün istatistikler aynı sonucu veriyor: “İş yerinde en çok vakit kaybının olduğu yerler toplantılardır.” Toplantılar, genellikle uzun, sıkıcı ve verimsizdir. Le Monde gazetesinde sabah toplantılarının ayakta yapıldığını bir dergide okumuştum. İnsanlar belleri ağırmaya başlayınca lafı uzatmıyorlarmış.
Tabii hiç bir işletmenin bir an önce işe başlama telaşı günlük gazetedeki kadar değil. Onun için ayakta toplantı yapma seçeneğini şimdilik bir yere bırakalım.
Toplantıya sadece bir gündemle değil, gündemin ara başlıklarıyla da girmekte yarar var. Bu şekilde toplantının akışını ve süresini kafanızda planlayabilirsiniz.
Ve en önemlisi... Toplantıya daha başladan bitiş saatini koyun. “Toptantımız şu saatte bitecektir” deyin. Almanlar genellikle böyle yapar derler. Doğru mu bilmiyorum ama buna ihtiyaç duyanlar onlardan çok biziz.
Şirketin başka şubelerinde yapılacak toplantılara adam göndermeye de mümkün olduğunca kaçınmak lazım. Çünkü gönderdiğiniz adam orada uzun muhabbetlere girecek, yemek yiyecek, iş uzadıkça uzayacak, hem oradaki hem buradaki verimliliği olumsuz etkileyecektir. Onun için teknolojinin nimetlerini kullanıp video konferans sistemiyle işleri halletmeye çalışmakta fayda var. Adam göndermek çok olağanüstü durumlarda düşünülmeli.
Akşam yemekleri, yorgun bir günün ardından, bir çalışan için bitirici olabilir, özellikle de içki fazla kaçırıldıysa ertesi günü de fena halde etkiler.
Bundan kaçınmak için iş dünyası öğle yemeklerini keşfetmiştir.
Ama o da işi fena böler. Uzun bir muhabbetle başlamadan “birer bardak şarap içer miyiz” teklifi değerlendirilir, hafif çakır keyif olunur. Bir de bakmışınız 12:00’deki oturduğunuz yemek, saat 14:00 olmasına rağmen hala sürüyor. Buradan çıkış en iyi ihtimalle 14:30’u bulur. Yarım saat de yolu ekleyin. Saat: 15:00. İşte üç saat gitti bile. Bir de işe bıraktığınız yerden yeniden konsantre olma güçlüğü... Ercan Arıklı haksız mı?
Dolayısıyla bu yemekleri bence cuma akşamına almak en doğrusu...
İş yerinde iyi çalışan olmak her zaman ödüllendirilmez. Genelde, işini iyi yapana biraz daha yüklenilir. Bu durum da, iyi çalışanın günlük programını alt üst eder. Bir arkadaşım “oğlumun ders notları düştüğünde ‘hayır’ demeyi öğrendim” demişti. Her akşama mesaiye kalıyor ve çocuğuyla ilgilenecek vakti olmuyordu. Aşırı iş yüklenmeyi bıraktıktan sonra oğlanın notları hızla yükselişe geçmişti.
Peki fazla işler kimin omuzlarına yüklenmişti? Arkadaşım “işler başkalarına pas edilmeye başlandı” dedi. Sonunda, gerçekçi çözüm bulunmuştu.
