Konu hakkında bilgilendirme
B
Bülent
Merhaba.
Bu işin kitabı var mı bilmiyorum ama kullandığınız santralin kullanım kılavuzunu inceleyip pratik yapmanız fayda sağlayabilir.
Bu işin kitabı var mı bilmiyorum ama kullandığınız santralin kullanım kılavuzunu inceleyip pratik yapmanız fayda sağlayabilir.
G
Gozde
Kullanıcı
internette geniş çaplı bir araştırma yaptım size yardımcı olacak birkaç yer buldum
TELEFON KONUŞMALARINDAN ÖRNEKLER
Doğru: İyi akşamlar, Seka Holding, ben Dilara nasıl yardımcı olabilirim?
Doğru: Ben Dilara Öztan, Seka Holding’ten arıyorum Kemal San Bey’le görüşebilirmiyim lütfen?
Doğru: Ahmet Bey şu anda ofiste değil, not bırakmak isterseniz ben alayım, kendisi döner dönmez aradığınızı iletirim.
Yanlış: Ahmet Bey yok. Daha sonra arayın.
Doğru: Efendim Ahmet Bey şu anda toplantıda, yaklaşık 2 saat sonra biteceği düşüncesindeyim, dilerseniz notunuzu alayım, kendisine mutlaka iletirim.
Yanlış: Ahmet Bey toplantıda, ne zaman biteceğini bilmiyorum, kendisini görürsem söylerim.
Doğru: Ahmet Bey şu anda ofis dışında, konuyu öğrenebilirsem sizi ilgili başka bir departmanla görüştürebilirim.
Yanlış: Ahmet Bey yok, yerine bakan kimse yok, daha sonra arayın.
Doğru: Rica etsem Mehmet Beye Ahmet Beyin acil olarak telefon beklediğini iletebilirmisiniz? Teşekkür ederim ben kiminle görüştüm?
Yanlış: Ahmet Bey’in aradığını söyleyin. Klik...
Doğru: Seka Holding Günaydın... Serhat Bey merhaba nasılsınız?
Doğru: Seka Holding Günaydın... Kimin aradığını söyleyeyim efendim?
Yanlış: Alo... Kimsiniz?
Doğru: Canan Hanım Mehmet Bey’i öğleden sonra kaçta arasam uygun olur acaba?
Doğru: Kemal Bey evet bugün ikinci arayışınız... Emre Bey bugün çok yoğun sanırım sizi aramaya fırsatı olmadı ben tekrar hatırlatacağım.
Yanlış: Aaaaa ben söyledim sizi aramadımı?
Doğru: Evet notumu aldım Serpil Hanım sizi 286 66 86 numaralı telefondan arayacağız (teyit)
Doğru: Tabii efendim telefon beklediğinizi ileteceğim kendisinde numaranız varmıydı?
Doğru: Kemal Bey’in telefon görüşmesi biraz uzun süreceğe benziyor dilerseniz biz sizi bitince arayalım?
Yanlış: Hattı meşgul daha sonra arayın
Doğru: Kusura bakmayın sizi bekletiyorum ama kendisi yerinde değil bulmaya çalışıyorum.
Yanlış: Bekleyin...
Doğru: Biliyorum haklısınız efendim, Ahmet Beye durumu izah edip sizi aramasını hatırlatacağım.
Yanlış: Ay ne yapabilirim sizi aramıyorsa benim suçum ne?
TELEFON KONUŞMALARINDAN ÖRNEKLER
Doğru: İyi akşamlar, Seka Holding, ben Dilara nasıl yardımcı olabilirim?
Doğru: Ben Dilara Öztan, Seka Holding’ten arıyorum Kemal San Bey’le görüşebilirmiyim lütfen?
Doğru: Ahmet Bey şu anda ofiste değil, not bırakmak isterseniz ben alayım, kendisi döner dönmez aradığınızı iletirim.
Yanlış: Ahmet Bey yok. Daha sonra arayın.
Doğru: Efendim Ahmet Bey şu anda toplantıda, yaklaşık 2 saat sonra biteceği düşüncesindeyim, dilerseniz notunuzu alayım, kendisine mutlaka iletirim.
Yanlış: Ahmet Bey toplantıda, ne zaman biteceğini bilmiyorum, kendisini görürsem söylerim.
Doğru: Ahmet Bey şu anda ofis dışında, konuyu öğrenebilirsem sizi ilgili başka bir departmanla görüştürebilirim.
Yanlış: Ahmet Bey yok, yerine bakan kimse yok, daha sonra arayın.
Doğru: Rica etsem Mehmet Beye Ahmet Beyin acil olarak telefon beklediğini iletebilirmisiniz? Teşekkür ederim ben kiminle görüştüm?
Yanlış: Ahmet Bey’in aradığını söyleyin. Klik...
Doğru: Seka Holding Günaydın... Serhat Bey merhaba nasılsınız?
Doğru: Seka Holding Günaydın... Kimin aradığını söyleyeyim efendim?
Yanlış: Alo... Kimsiniz?
Doğru: Canan Hanım Mehmet Bey’i öğleden sonra kaçta arasam uygun olur acaba?
Doğru: Kemal Bey evet bugün ikinci arayışınız... Emre Bey bugün çok yoğun sanırım sizi aramaya fırsatı olmadı ben tekrar hatırlatacağım.
Yanlış: Aaaaa ben söyledim sizi aramadımı?
Doğru: Evet notumu aldım Serpil Hanım sizi 286 66 86 numaralı telefondan arayacağız (teyit)
Doğru: Tabii efendim telefon beklediğinizi ileteceğim kendisinde numaranız varmıydı?
Doğru: Kemal Bey’in telefon görüşmesi biraz uzun süreceğe benziyor dilerseniz biz sizi bitince arayalım?
Yanlış: Hattı meşgul daha sonra arayın
Doğru: Kusura bakmayın sizi bekletiyorum ama kendisi yerinde değil bulmaya çalışıyorum.
Yanlış: Bekleyin...
Doğru: Biliyorum haklısınız efendim, Ahmet Beye durumu izah edip sizi aramasını hatırlatacağım.
Yanlış: Ay ne yapabilirim sizi aramıyorsa benim suçum ne?
G
Gozde
Kullanıcı
TELEFON KONUŞMALARINI SORUNSUZ İDARE EDEBİLMEK
Genellikle sekreterler, aynı anda birkaç telefona cevap vermek durumunda kalırlar, bu gibi durumlarda ilk olarak, sakin olup soğukkanlı davranmalı, gereksiz telaşa kapılmadan, gelen telefonlardaki kişilere önem sırasına göre yardımcı olmalıdırlar.
Bu süreç içerisinde bekletme veya bağlama sırasında telefonların kapanmamasına veya yanlış kişilere aktarılmamasına dikkat edilmelidir. Karışıklıktan ve dikkatsizlikten arayan kişinin hatta unutulmamasına özen gösterilmelidir.
Sekreter, kısa zamanda zekice ve pratik hareket etmeli, konuşurken mutlaka not almalı, yanlış kişinin notunu, ismini, telefon numarasını vs. birbirine karıştırıp işleri engellememelidir
Genellikle sekreterler, aynı anda birkaç telefona cevap vermek durumunda kalırlar, bu gibi durumlarda ilk olarak, sakin olup soğukkanlı davranmalı, gereksiz telaşa kapılmadan, gelen telefonlardaki kişilere önem sırasına göre yardımcı olmalıdırlar.
Bu süreç içerisinde bekletme veya bağlama sırasında telefonların kapanmamasına veya yanlış kişilere aktarılmamasına dikkat edilmelidir. Karışıklıktan ve dikkatsizlikten arayan kişinin hatta unutulmamasına özen gösterilmelidir.
Sekreter, kısa zamanda zekice ve pratik hareket etmeli, konuşurken mutlaka not almalı, yanlış kişinin notunu, ismini, telefon numarasını vs. birbirine karıştırıp işleri engellememelidir
G
Gozde
Kullanıcı
TELEFONDA İYİ BİR DİNLEYİCİ OLABİLME
YALIN DİNLEME BECERİSİ
Dinleme, konuşmaktan daha zordur ve daha fazla da dikkat ve güç gerektirir.
Aşağıdaki nedenlerle dinlemek bazen zorlaşır;
- Karşıdaki kişiye ve/veya sözlerine karşı önyargılı olmak
- Rahatsız edici bir ortamda bulunmak
- Arayan kişinin etkisiz ses tonu
- Deneyimsizlikten kaynaklanan panik bir ortam vs.
En iyi dinleme yolu, not almaktır. Unutmaları veya yanlış hatırlamaları önlemek için telefonun yanında bir not defteri ve kalem mutlaka bulundurulmalıdır.
Örneğin; en basit bir ismi bile yanlış hatırlayabilirsiniz ercan mıydı? Ertan mıydı? Gibi ifadeler aranan kişiye not iletilirken işinizi iyi yapmıyorsunuz imajı yaratır.
Ya da amiriniz elinde o dışarıdayken yazıp masasına bıraktığınız telefon notu ile geliyor ve size “bu numarada bu isimde biri yokmuş” diyor eğer cevabınız “telefon eden kişi çok çabuk konuşuyordu o yüzden yanlış almış olabilirim” gibi bir açıklama hiç tatmin edici bir cavp değildir. Çok önemli beklenen bir telefon olabilir fakat elinizde yanlış bir telefon bilgisinden başka birşey yoktur...
Sekreter aynı anda birçok iş yapmak durumunda olduğu zamanlarda hafızasına güvenmemelidir, mutlaka not almalı bu tür hataları sıfıra indirmelidir.
Sekreter, telefonla konuşurken tüm dikkatini arayan kişinin söylediklerine yoğunlaştırmalı o anda başka birşey düşünüp dikkatini dağıtmamalıdır.
Anlamadığı noktaları sorarak aydınlatmalı, gerekiyorsa karşısındakini kibarca uyararak yönlendirebilmelidir. Örneğin; “ sesiniz çok az geliyor, lütfen biraz daha yüksek tonda konuşabilirmisiniz?” gibi...
Sekreter, telefonla konuşurken çevresinde bir takım gürültüler olabilir, bu durumda etrafındakileri uyarmalı, o anda sözlü olarak bu işi yapamıyorsa mimik ve el hareketleriyle çevresindekileri yönlendirebilmelidir.
EMPATİK DİNLEME BECERİSİ
Sekreterin telefonla konuşurken kendisini, karşısındakinin yerine koyarak anlayışla yardımcı olması empatik dinleme becerisini gösterir.
Gün içinde birçok insan aynı büroyu, aynı soruları sormak için arayabilir, bu insanlar birbirinden bağımsızdır ve hepsinin yardıma ihtiyacı vardır. Bu gibi durumlarda sekreter asla sinirli ve ters davranmamalı, olumlu, sabırlı, hoşgörülü ve yardım edici olmalıdır.
Konuşulan kişiye karşı dinlemiş olunduğu belli edilmelidir. Yüzyüze görüşmelerde anlaşılan konular, baş sallama gibi mimiklerle belli edilirken telefonda böyle bir imkan yoktur. Bu nedenle, sesimizle “anlıyorum”, “evet” gibi sözcüklerle onaylama yapılmalı ve hatta olunduğu belli edilmelidir.
YALIN DİNLEME BECERİSİ
Dinleme, konuşmaktan daha zordur ve daha fazla da dikkat ve güç gerektirir.
Aşağıdaki nedenlerle dinlemek bazen zorlaşır;
- Karşıdaki kişiye ve/veya sözlerine karşı önyargılı olmak
- Rahatsız edici bir ortamda bulunmak
- Arayan kişinin etkisiz ses tonu
- Deneyimsizlikten kaynaklanan panik bir ortam vs.
En iyi dinleme yolu, not almaktır. Unutmaları veya yanlış hatırlamaları önlemek için telefonun yanında bir not defteri ve kalem mutlaka bulundurulmalıdır.
Örneğin; en basit bir ismi bile yanlış hatırlayabilirsiniz ercan mıydı? Ertan mıydı? Gibi ifadeler aranan kişiye not iletilirken işinizi iyi yapmıyorsunuz imajı yaratır.
Ya da amiriniz elinde o dışarıdayken yazıp masasına bıraktığınız telefon notu ile geliyor ve size “bu numarada bu isimde biri yokmuş” diyor eğer cevabınız “telefon eden kişi çok çabuk konuşuyordu o yüzden yanlış almış olabilirim” gibi bir açıklama hiç tatmin edici bir cavp değildir. Çok önemli beklenen bir telefon olabilir fakat elinizde yanlış bir telefon bilgisinden başka birşey yoktur...
Sekreter aynı anda birçok iş yapmak durumunda olduğu zamanlarda hafızasına güvenmemelidir, mutlaka not almalı bu tür hataları sıfıra indirmelidir.
Sekreter, telefonla konuşurken tüm dikkatini arayan kişinin söylediklerine yoğunlaştırmalı o anda başka birşey düşünüp dikkatini dağıtmamalıdır.
Anlamadığı noktaları sorarak aydınlatmalı, gerekiyorsa karşısındakini kibarca uyararak yönlendirebilmelidir. Örneğin; “ sesiniz çok az geliyor, lütfen biraz daha yüksek tonda konuşabilirmisiniz?” gibi...
Sekreter, telefonla konuşurken çevresinde bir takım gürültüler olabilir, bu durumda etrafındakileri uyarmalı, o anda sözlü olarak bu işi yapamıyorsa mimik ve el hareketleriyle çevresindekileri yönlendirebilmelidir.
EMPATİK DİNLEME BECERİSİ
Sekreterin telefonla konuşurken kendisini, karşısındakinin yerine koyarak anlayışla yardımcı olması empatik dinleme becerisini gösterir.
Gün içinde birçok insan aynı büroyu, aynı soruları sormak için arayabilir, bu insanlar birbirinden bağımsızdır ve hepsinin yardıma ihtiyacı vardır. Bu gibi durumlarda sekreter asla sinirli ve ters davranmamalı, olumlu, sabırlı, hoşgörülü ve yardım edici olmalıdır.
Konuşulan kişiye karşı dinlemiş olunduğu belli edilmelidir. Yüzyüze görüşmelerde anlaşılan konular, baş sallama gibi mimiklerle belli edilirken telefonda böyle bir imkan yoktur. Bu nedenle, sesimizle “anlıyorum”, “evet” gibi sözcüklerle onaylama yapılmalı ve hatta olunduğu belli edilmelidir.
G
Gozde
Kullanıcı
TELEFONLA KONUŞMANIN TEKNİK GEREKLERİ
Telefon, kolayca erişilebilecek bir yere konmuş olmalı ve sekreter, telefon konuşmaları esnasında gerekecek, kalem, not defteri, telefon kayıt formu vb. Malzemeyi el altında bulundurmalıdır.
En çok kullanılan telefon numaraları, telefon rehberi, otomatik telefon kodları vs. bilgileri telefonun yanında bulundurulmalı ve gereken numaraları telefon makinalarının çağdaş teknolojilerinden yararlanarak telefonun hafızasına kayıtlanmalıdır.
Sekreter, bürosunun özelliklerine göre bir kayıt formu düzenlemelidir, aranan kişi büroda değilse verilecek bilginin esaslarını (isim, telefon numarası, konu, tarih, saat vs.) telefon formuna kaydedilmeli ve bu şekilde ilgiliye aktarılmalıdır. Düzensiz olarak küçük not kağıtlarına yazılan bilgiler kaybolmaya mahkumdur ayrıca aranan kişi bu düzensiz notlardan doğru bilgi alamayabilir.
Mümkün olduğu ölçüde telefona iki defadan fazla çalmadan cevap verilmelidir. Böylelikle; işyerinin dinamizmi yansıtılır, zaman unsuruna önem verildiği ifade edilir, hemen cevap alınması karşı tarafa güven ve rahatlık verir. Örneğin; sizin çok acil bir işiniz olduğunu ve bir yeri aradığınızı düşünün, telefon defalarca çalıyor ve açılmıyor ne hissedersiniz?
Ahize ağıza yaklaştırılarak 2cm mesafede tutularak konuşulur, bu esnada ahize çene altına kaydırılmadan konuşulmalıdır.
Masa üstü derli toplu olmalı, düzensizliğin dikkati dağıtmasına izin verilmemelidir.
Mecbur kalınmadıkça telefonla ayakta konuşulmamalıdır, oturarak rahat bir pozisyonda görüşme yapılmalıdır.
Bağlanmayı bekleyenleri hatta bekletirken her 20-30 saniyede hatırlatma yapılmalı, dakikalarca hatta bekleyen birisi, beklemekten vazgeçmiş olabilir, size not bırakmak isteyebilir vs. karşısında uzun süre muhatap bulamaması uygun değildir.
Telefon, kolayca erişilebilecek bir yere konmuş olmalı ve sekreter, telefon konuşmaları esnasında gerekecek, kalem, not defteri, telefon kayıt formu vb. Malzemeyi el altında bulundurmalıdır.
En çok kullanılan telefon numaraları, telefon rehberi, otomatik telefon kodları vs. bilgileri telefonun yanında bulundurulmalı ve gereken numaraları telefon makinalarının çağdaş teknolojilerinden yararlanarak telefonun hafızasına kayıtlanmalıdır.
Sekreter, bürosunun özelliklerine göre bir kayıt formu düzenlemelidir, aranan kişi büroda değilse verilecek bilginin esaslarını (isim, telefon numarası, konu, tarih, saat vs.) telefon formuna kaydedilmeli ve bu şekilde ilgiliye aktarılmalıdır. Düzensiz olarak küçük not kağıtlarına yazılan bilgiler kaybolmaya mahkumdur ayrıca aranan kişi bu düzensiz notlardan doğru bilgi alamayabilir.
Mümkün olduğu ölçüde telefona iki defadan fazla çalmadan cevap verilmelidir. Böylelikle; işyerinin dinamizmi yansıtılır, zaman unsuruna önem verildiği ifade edilir, hemen cevap alınması karşı tarafa güven ve rahatlık verir. Örneğin; sizin çok acil bir işiniz olduğunu ve bir yeri aradığınızı düşünün, telefon defalarca çalıyor ve açılmıyor ne hissedersiniz?
Ahize ağıza yaklaştırılarak 2cm mesafede tutularak konuşulur, bu esnada ahize çene altına kaydırılmadan konuşulmalıdır.
Masa üstü derli toplu olmalı, düzensizliğin dikkati dağıtmasına izin verilmemelidir.
Mecbur kalınmadıkça telefonla ayakta konuşulmamalıdır, oturarak rahat bir pozisyonda görüşme yapılmalıdır.
Bağlanmayı bekleyenleri hatta bekletirken her 20-30 saniyede hatırlatma yapılmalı, dakikalarca hatta bekleyen birisi, beklemekten vazgeçmiş olabilir, size not bırakmak isteyebilir vs. karşısında uzun süre muhatap bulamaması uygun değildir.
C
cooldeath
Kullanıcı
Telefonla İletişimi Etkin Olarak Sağlamanın Yolları ve Prensipleri Nelerdir?
Telefonla Konuşmanın Kuralları
Ahizeyi Kaldırdıktan Sonra İlk Ne Diyorsunuz?
Telefonla İletişimde Yapabileceklerimizin Sınırları Nedir?
Ses Tonunun Önemi
Asla Yapılmaması Gerekenler
Telefonla İletişimin Senaryosu (Giriş, Gelişme ve Sonuç)
Telefonla Etkin İletişim Sağlamanın Yolları
Çatışma Çözümü
Telefonla Satış Teknikleri
Problem Çözme Teknikleri
Yönlendirme Yolları
Bekletme (Olabilecek Süre, Karşınızdakinin Tansiyonunu Ölçme)
Karşınızdaki Sesin Tansiyonunu Ölçme
bu konulardada kendini eğitebilirsin!
Telefonla Konuşmanın Kuralları
Ahizeyi Kaldırdıktan Sonra İlk Ne Diyorsunuz?
Telefonla İletişimde Yapabileceklerimizin Sınırları Nedir?
Ses Tonunun Önemi
Asla Yapılmaması Gerekenler
Telefonla İletişimin Senaryosu (Giriş, Gelişme ve Sonuç)
Telefonla Etkin İletişim Sağlamanın Yolları
Çatışma Çözümü
Telefonla Satış Teknikleri
Problem Çözme Teknikleri
Yönlendirme Yolları
Bekletme (Olabilecek Süre, Karşınızdakinin Tansiyonunu Ölçme)
Karşınızdaki Sesin Tansiyonunu Ölçme
bu konulardada kendini eğitebilirsin!
G
Gozde
Kullanıcı
NOT ALMANIN İNCELİKLERİ
Önemli kişilerin isim, soyadı ve adresleri bir fihristte toplanmalıdır...
Sekreterin not ve mesaj alırken aşağıdaki hususlara dikkat etmesi gerekmektedir.
1) Genel Talimata Uymak
Önemli kişilerin isim, soyadı ve adresleri bir fihristte toplanmalıdır.
Her dikte alınan defterin üst kısmında birkaç satır bırakılarak yöneticinin vereceği talimatlar buraya not edilmelidir.
Dikte alırken mektubun yazıldığı kişinin adı, soyadı, adresi yazılarak kaydedilmelidir.
Bu gibi hususlar renkli kalemle yazının marjlarına not edilmelidir. (APS, mektup, telefaks, teleks, tel.)
3) Diğer Talimatı Not Etmek
Dikte verilirken yönetici aniden başka bir işin yapılmasını da hatırlatabilir. Hafızaya güvenmeyerek bu gibi hususların da not edilmesi gerekir.
Sekreterin konu dışındaki talimatları not etmek için ayrı bir not defteri bulundurması da faydalıdır.
4) Değişiklikler Yapmak
Dikte esnasında yapılan düzeltmeler ve ilaveler kelimelerin arasına sıkıştırılmayarak, sadece bir çarpı işareti konularak notun veya defterin sonuna yazılmalıdır.
5) Dikte Aralarında Dikkat Edilecek Konular
Dikte verenin kısa duraklamalarından yararlanarak, not okunmalı, eksiklikler tamamlanmalı, imla işaretleri konulmalı, paragraf başları belirlenmelidir.
Yöneticinin dikte verirken uygun bir kelimeyi bulmak için duraksamasında ona yardımcı olmaya çalışmalıdır.
6) Dikte ile İlgili Diğer Kurallar
Dikte esnasında daha üst makamdan veya özel misafirler gelebilir. Bu durumda görüşme süresi tahmin edilerek başka bir işle meşgul olunmalıdır. Yapılan bu görüşmeler, özel ve gizli bir içerik taşıyorsa, sekreter derhal odayı terk etmeli, ancak yönetici kalmasında sakınca görmezse yerinde kalarak, onları dinliyor görünmeden, notlarıyla ilgilenmelidir.
Yöneticinin dikte esnasında soruların ne zaman sorulmasından hoşlanacağı öğrenilerek ona göre davranmalıdır. Fakat yine de en uygunu soru sormak için konuşmanın sonunu beklemektir. Sorular kısa ve açık olmalıdır.
Şayet dikte işleminde geride kalmışsa bunu derhal özür dileyerek söylemelidir.
Dikte biter bitmez yöneticinin odası derhal boşaltılmalıdır.
Getirilen bütün araç ve gereçler tekrar geri götürülmelidir.
Dikte işlemi bittiği an, dikteyle ilgili bütün konular anlaşılmış olmalıdır.
Diğer taraftan süratli ve iyi bir dikte alabilmek için;
1. Dikte almaya giderken yeteri kadar defter ve kalemi olmalıdır. Çünkü hiçbir yönetici diktenin tam ortasında defter veya kalem için beklemekten hoşlanmaz.
2. Özel isimler veya yabancı kelimeler, belirgin ve hatasız olarak yazılmalıdır.
3. Her zaman dikte almaya giderken dolu bir dolmakalem, kurşun kalem ve renkli kalem götürülmelidir.
4. Dikte alırken sorulması gereken yerler varsa; bunlara işaret konulmalı, dikte bittikten tespit edilen bu sorular sorulmalıdır. Bunun için her sekreter kendine özgü işaretler geliştirir.
5. İş gereği gelişigüzel sayfalar üzerine alınmış olan notlar daha sonra defterin sayfaları boyutunda katlanarak, ilgili sayfaların arasına konulmalıdır.
6. Notların içinde ilişik veya eki gibi ibareler varsa bunların altı çizilerek gözden kaçmaması sağlanmalıdır.
7. Birden fazla yazı dikte ettiriliyorsa, birinci dikte bittikten sonra ikinciye başlamadan önce, birkaç satırlık boşluk bırakmalıdır.
8. Yazılar yönetici tarafından numaralandırılmamış ise, her diktenin başına bir numara konulmalıdır
Önemli kişilerin isim, soyadı ve adresleri bir fihristte toplanmalıdır...
Sekreterin not ve mesaj alırken aşağıdaki hususlara dikkat etmesi gerekmektedir.
1) Genel Talimata Uymak
Önemli kişilerin isim, soyadı ve adresleri bir fihristte toplanmalıdır.
Her dikte alınan defterin üst kısmında birkaç satır bırakılarak yöneticinin vereceği talimatlar buraya not edilmelidir.
Dikte alırken mektubun yazıldığı kişinin adı, soyadı, adresi yazılarak kaydedilmelidir.
Bu gibi hususlar renkli kalemle yazının marjlarına not edilmelidir. (APS, mektup, telefaks, teleks, tel.)
3) Diğer Talimatı Not Etmek
Dikte verilirken yönetici aniden başka bir işin yapılmasını da hatırlatabilir. Hafızaya güvenmeyerek bu gibi hususların da not edilmesi gerekir.
Sekreterin konu dışındaki talimatları not etmek için ayrı bir not defteri bulundurması da faydalıdır.
4) Değişiklikler Yapmak
Dikte esnasında yapılan düzeltmeler ve ilaveler kelimelerin arasına sıkıştırılmayarak, sadece bir çarpı işareti konularak notun veya defterin sonuna yazılmalıdır.
5) Dikte Aralarında Dikkat Edilecek Konular
Dikte verenin kısa duraklamalarından yararlanarak, not okunmalı, eksiklikler tamamlanmalı, imla işaretleri konulmalı, paragraf başları belirlenmelidir.
Yöneticinin dikte verirken uygun bir kelimeyi bulmak için duraksamasında ona yardımcı olmaya çalışmalıdır.
6) Dikte ile İlgili Diğer Kurallar
Dikte esnasında daha üst makamdan veya özel misafirler gelebilir. Bu durumda görüşme süresi tahmin edilerek başka bir işle meşgul olunmalıdır. Yapılan bu görüşmeler, özel ve gizli bir içerik taşıyorsa, sekreter derhal odayı terk etmeli, ancak yönetici kalmasında sakınca görmezse yerinde kalarak, onları dinliyor görünmeden, notlarıyla ilgilenmelidir.
Yöneticinin dikte esnasında soruların ne zaman sorulmasından hoşlanacağı öğrenilerek ona göre davranmalıdır. Fakat yine de en uygunu soru sormak için konuşmanın sonunu beklemektir. Sorular kısa ve açık olmalıdır.
Şayet dikte işleminde geride kalmışsa bunu derhal özür dileyerek söylemelidir.
Dikte biter bitmez yöneticinin odası derhal boşaltılmalıdır.
Getirilen bütün araç ve gereçler tekrar geri götürülmelidir.
Dikte işlemi bittiği an, dikteyle ilgili bütün konular anlaşılmış olmalıdır.
Diğer taraftan süratli ve iyi bir dikte alabilmek için;
1. Dikte almaya giderken yeteri kadar defter ve kalemi olmalıdır. Çünkü hiçbir yönetici diktenin tam ortasında defter veya kalem için beklemekten hoşlanmaz.
2. Özel isimler veya yabancı kelimeler, belirgin ve hatasız olarak yazılmalıdır.
3. Her zaman dikte almaya giderken dolu bir dolmakalem, kurşun kalem ve renkli kalem götürülmelidir.
4. Dikte alırken sorulması gereken yerler varsa; bunlara işaret konulmalı, dikte bittikten tespit edilen bu sorular sorulmalıdır. Bunun için her sekreter kendine özgü işaretler geliştirir.
5. İş gereği gelişigüzel sayfalar üzerine alınmış olan notlar daha sonra defterin sayfaları boyutunda katlanarak, ilgili sayfaların arasına konulmalıdır.
6. Notların içinde ilişik veya eki gibi ibareler varsa bunların altı çizilerek gözden kaçmaması sağlanmalıdır.
7. Birden fazla yazı dikte ettiriliyorsa, birinci dikte bittikten sonra ikinciye başlamadan önce, birkaç satırlık boşluk bırakmalıdır.
8. Yazılar yönetici tarafından numaralandırılmamış ise, her diktenin başına bir numara konulmalıdır
G
Gozde
Kullanıcı
Bu soruların cevabını gönderdim dilerim arkadaşımızın işine yarar..cooldeath' Alıntı:
herkes okuyabilsin diye link değilde içeriği göndermeyi tercih ettim
G
Gozde
Kullanıcı
PROTOKOL KURALLARINI BİLMEK
Protokol; sosyal ilişkilerde iki veya daha fazla insanın karşılaşabilecekleri her yerdeki davranışlarının gelenek, görgü, nezaket kuralları içerisinde yapılmasına denir. Bir başka tanımda ise "protokol uluslararası nezaket kurallarıdır" denmiştir.
Geleneklerin zamanla zorunluluk halini alması, kuralları oluşturmuştur. Her türlü beşeri ilişkilerde, kurallara uymak, protokolün önemini büyütmüştür.
Bu kurallara uyulması, beşeri ilişkilerdeki samimiyeti, iş hayatında verimi, kamu kuruluşlarında yönetimin kumanda etkinliğini ve başarısını yaratmaktadır. Protokol, ilişkiler zincirinin koparılmadan devamını organize eden davranışlardan meydana gelir.
Protokol devlet hayatında, iş dünyasında ve kişilerin günlük yaşantısında bilerek veya bilmeyerek, her gün uyguladıkları gelenek, görgü, nezaket ve beşeri ilişkiler denen kuralların bütünüdür.
Protokol kuralları da toplumların eğitimi, kültürel gelişimleri ve sosyal değişmeleriyle beraber sürekli değişmiştir. Protokol kuralları bir ülkeden diğerine, şehirden köye ve tarihin akışı ile geçmişten geleceğe devamlı değişmektedir. Protokol, her devlette kurallara göre farklı ve çok katı kurallarını devam ettirmektedir. Bu kurallar, zamanla yönergeleri, yönetmelikleri, bazen de kanun maddelerini oluşturmak suretiyle, devlet sisteminde yöneten ve yönetilenlerin hiyerarşik ortamdaki beşeri ilişkilerini düzenlemektedir.
Sekreter, çalıştığı kurumdaki yöneten ve yönetilen kişileri bilmeli, yönetici ile görüşen veya haberleşen kurumları, kuruluşları ve kişileri tanıyarak, protokol kuralları uygulamalıdır.
Yöneticisinin arz edeceği veya rica edeceği kişileri sekreterin de tanıması, davranışlarındaki hataları önler.
Bütün beşeri ilişkilerde, protokol kurallarına uyulduğunu görmek mümkündür. Kadın, erkek görüşmelerinde, selamlaşmalarda, davetlerde, toplantılarda protokol kurallarına uyulmalıdır. Bir kaç örnek verecek olursak;
Kişinin kendini, giysisini ve çevresini temiz tutması, büyüklere, yaşlılara, hastalara saygı göstermesi, tanımadık ve samimi olunmayan kişilere "siz" diye hitap etmesi, insanların birbirlerinin hakkına karşı saygı duymaları gibi...
Başkaları ile ilişkilerde güler yüzlü ve terbiyeli olmak, zaman kavramını bilmek ve ona göre her konuda başkalarının zamanına saygılı olmak, nerede, nasıl davranacağını düzenlemek protokol gereğidir.
Protokol; sosyal ilişkilerde iki veya daha fazla insanın karşılaşabilecekleri her yerdeki davranışlarının gelenek, görgü, nezaket kuralları içerisinde yapılmasına denir. Bir başka tanımda ise "protokol uluslararası nezaket kurallarıdır" denmiştir.
Geleneklerin zamanla zorunluluk halini alması, kuralları oluşturmuştur. Her türlü beşeri ilişkilerde, kurallara uymak, protokolün önemini büyütmüştür.
Bu kurallara uyulması, beşeri ilişkilerdeki samimiyeti, iş hayatında verimi, kamu kuruluşlarında yönetimin kumanda etkinliğini ve başarısını yaratmaktadır. Protokol, ilişkiler zincirinin koparılmadan devamını organize eden davranışlardan meydana gelir.
Protokol devlet hayatında, iş dünyasında ve kişilerin günlük yaşantısında bilerek veya bilmeyerek, her gün uyguladıkları gelenek, görgü, nezaket ve beşeri ilişkiler denen kuralların bütünüdür.
Protokol kuralları da toplumların eğitimi, kültürel gelişimleri ve sosyal değişmeleriyle beraber sürekli değişmiştir. Protokol kuralları bir ülkeden diğerine, şehirden köye ve tarihin akışı ile geçmişten geleceğe devamlı değişmektedir. Protokol, her devlette kurallara göre farklı ve çok katı kurallarını devam ettirmektedir. Bu kurallar, zamanla yönergeleri, yönetmelikleri, bazen de kanun maddelerini oluşturmak suretiyle, devlet sisteminde yöneten ve yönetilenlerin hiyerarşik ortamdaki beşeri ilişkilerini düzenlemektedir.
Sekreter, çalıştığı kurumdaki yöneten ve yönetilen kişileri bilmeli, yönetici ile görüşen veya haberleşen kurumları, kuruluşları ve kişileri tanıyarak, protokol kuralları uygulamalıdır.
Yöneticisinin arz edeceği veya rica edeceği kişileri sekreterin de tanıması, davranışlarındaki hataları önler.
Bütün beşeri ilişkilerde, protokol kurallarına uyulduğunu görmek mümkündür. Kadın, erkek görüşmelerinde, selamlaşmalarda, davetlerde, toplantılarda protokol kurallarına uyulmalıdır. Bir kaç örnek verecek olursak;
Kişinin kendini, giysisini ve çevresini temiz tutması, büyüklere, yaşlılara, hastalara saygı göstermesi, tanımadık ve samimi olunmayan kişilere "siz" diye hitap etmesi, insanların birbirlerinin hakkına karşı saygı duymaları gibi...
Başkaları ile ilişkilerde güler yüzlü ve terbiyeli olmak, zaman kavramını bilmek ve ona göre her konuda başkalarının zamanına saygılı olmak, nerede, nasıl davranacağını düzenlemek protokol gereğidir.
